Einkaufsoptimierung

Anhaltende Versorgungsengpässe, Wegfall von Beschaffungsmärkten, zunehmende geopolitische Spannungen und explodierende Preise sind nur einige der Herausforderungen, mit denen sich der Einkauf zurzeit auseinandersetzen muss. Wie kann es dem Einkauf gelingen, sich auf die neue Ausgangslage einzustellen und weiterhin einen messbaren Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten?

Übersicht

Die letzten Jahre waren durch zahlreiche Herausforderungen im Zusammenhang mit Versorgungsengpässen (verursacht z.B. durch COVID-19, Halbleiterkrise und Ukraine-Krieg) sowie schnell steigenden Preisen geprägt.

Die Folge war, dass viele Einkaufsorganisationen seitdem im Kern nicht mehr als Kostenoptimierer, sondern vermehrt als Feuerlöscher agieren mussten. Der Fokus lag vor allem darauf, die jeweils drängendsten Probleme in der Materialversorgung anzugehen und nach kurzfristigen Lösungen zu suchen, auch wenn diese zu Kostenanstiegen führten.

Um in dieser Situation wieder eine proaktive Rolle einzunehmen, ist eine umfassende Transformation des Einkaufs notwendig: Dies erfordert neben der weiteren Professionalisierung des Lieferantenmanagements insbesondere die Inklusion systemrelevanter Unterlieferanten. Weitere Handlungsfelder sind u.a. ein systemgestütztes Risikomanagement, die Überarbeitung von Warengruppenstrategien und Lieferantenportfolios, die kontinuierliche Verfolgung und Prognose aktueller Kostentrends, das Einleiten von kostensenkenden Maßnahmen sowie eine gezielte Digitalisierung von administrativen Tätigkeiten. Die Verbesserung der Transparenz und Steuerungsmöglichkeiten im Einkauf ist die Grundlage dafür, dass Störungen erst gar nicht auftreten bzw. unmittelbar nach Auftreten erkannt werden, um frühzeitig die bestmögliche Lösung für das eigene Unternehmen zu entwickeln.

FRAGEN AN DAS TEAM

Was raten Sie Einkaufsorganisationen konkret, um Versorgungsrisiken zu reduzieren?

„Es gibt eine Vielzahl potenzieller Strategien, z.B. Aufbau zusätzlicher Lieferanten bzw. Auswahl von Lieferantenstandorten, die näher an den eigenen Werken liegen, Vereinbarung langfristiger Partnerschaften mit Lieferanten, Ausbau von Lagerkapazitäten oder Vereinfachung der Supply Chain durch In- oder Outsourcing. Dabei gilt es zu beachten, dass es sich bei den genannten Beispielen um komplexe Strategien handelt, die auch zu erheblichen Mehrkosten führen können. Wichtig ist daher, dass ein stimmiges Gesamtkonzept definiert wird, bei dem alle wesentlichen Wirkungen auf Kosten, Lieferzeiten und Bestände bewertet und mit den Vorteilen einer robusten Supply Chain (z.B. keine Opportunitätskosten durch verlorenes Geschäft, reduzierter Aufwand für Problemlösung) verglichen werden.“

Wie sehen Sie die zukünftige Rolle des Einkaufs?

„Ohne Zweifel sind die Anforderungen an den Einkauf in den letzten Jahren deutlich vielschichtiger und komplexer geworden. Daraus ergibt sich jedoch zugleich die Chance, das Image des reinen Kostensenkers bzw. „Bestellers“ abzulegen und sich als treibende Kraft zur Optimierung der Supply Chain einzubringen. Neben der Rolle des „Beschaffungs- und Marktexperten“ sehen wir die Rolle des Einkaufs in Zukunft vermehrt darin, sich noch stärker als proaktiver Gestalter der Supply Chain zu positionieren und zwischen internen Ansprechpartnern und externen Lieferanten zu vermitteln. Wesentliche Voraussetzungen dafür sind die Verbesserung der Transparenz, die Digitalisierung von Prozessen sowie die stärkere Zusammenarbeit mit anderen internen Abteilungen, z.B. im Rahmen des Sales and Operations Planning, und eine intensivere Betreuung von Lieferanten bzw. Beschaffungspartnern.“

Welche Chancen und Risiken bietet die Digitalisierung dem Einkauf?

„Geht man die Digitalisierung nicht richtig an, besteht die Gefahr, dass man trotz hohen zeitlichen und finanziellen Aufwands am Ende keine spürbaren Verbesserungen bzw. Entlastungen feststellt. Letztlich gilt, dass schlechte Prozesse auch nach ihrer Digitalisierung im Kern immer noch schlechte Prozesse sind. Deshalb sollten Unternehmen zunächst ihre Hausaufgaben erledigen und stabile Strukturen und Prozesse etablieren. Dies vorausgesetzt, schafft die Umsetzung eines gut durchdachten Digitalisierungskonzepts zusätzlichen Freiraum für wertstiftende Tätigkeiten und trägt maßgeblich dazu bei, die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Einkauf zu erhöhen und Talente langfristig an das eigene Unternehmen zu binden.“

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